NĂM BƯỚC CỦA MÔ HÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ DMAIC
Mô hình DMAIC là một chu trình hoàn hảo gồm năm bước:
1. Xác định (DEFINE)
Trong bước đầu tiên này, doanh nghiệp cần xác định vấn đề là gì. Điều quan trọng là nhận biết và xác định các yếu tố sau:
- Khách hàng là ai?
- Các giai đoạn quan trọng trong quy trình này là gì?
- Mục tiêu của quy trinh là gì và các quy trình kinh doanh liên quan là gì?
2. Đo lường (MEASURE)
Mục đích của bước này là thiết lập những khía cạnh quan trọng nhất của quy trình hiện tại và thu thập các dữ liệu có liên quan. Các khía cạnh quan trọng trong bước này là:
- Phân tích đầu ra và đầu vào
- Xác định các kế hoạch đo lường
- Kiểm tra các hệ thống đo lường
3. Phân tích (ANALYZE)
Sau đó, các dữ liệu được thu thập ở các công đoạn trước sẽ đem ra phân tích. Mục đích của bước này chính là xác định mối quan hệ của các nguyên nhân sâu xa và tìm ra lý do của những khiếm khuyết và sai sót. Các công cụ cơ bản được sử dụng để:
- Xác định khoảng cách giữa hiệu suất hiện tại và yêu suất mong muốn
- Xác định đầu vào và đầu ra
- Liệt kê và ưu tiên các cơ hội tiềm năng để cải thiện quy trình
4. Cải thiện (IMPROVE)
Quy trình hiện tại sẽ được cải thiện bằng cách sử dụng các kỹ thuật và giải pháp sáng tạo. Các buổi brainstorming có thể là một công cụ hữu ích. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể dùng các giải pháp khác như:
- Các ý tưởng sáng tạo
- Tập trung vào các giải pháp dễ và đơn giản nhất
- Tạo ra một kế hoạch thực hiện chi tiết
- Thực hiện các biện pháp cải tiến
- Xác định các sai sót và nguyên nhân bằng cách sử dụng biểu đồ Ishikawa
5.Kiểm soát (CONTROL)
Bước này không chỉ tập trung vào kiểm soát mà còn đi sâu vào việc giám sát. Công đoạn này đảm bảo rằng bất kỳ sai lệch nào đều có thể được sửa chữa trong tương lai. Việc giám sát sẽ đem đến những cải thiện bền vững và thành công về lâu dài. Do đó, công tác giám sát thường xuyên cần phải được coi trọng.
LIÊN KẾT VỚI CÁC QUY TRÌNH KINH DOANH
Để bổ sung cho mô hình DMAIC tiêu chuẩn, doanh nghiệp nên tiến hành kế hoạch từng bước một này trong các quy trình kinh doanh khác. Bằng cách chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức mới với các phòng ban, những thay đổi có thể được thực hiện dễ dàng hơn trong toàn bộ doanh nghiệp. Quan trọng hơn cả, các nhân viên trong doanh nghiệp cần nắm rõ được tính hữu ích của quá trình mô hình DMAIC vận động, và họ luôn sẵn sàng cùng nhau thảo luận và chia sẻ những kinh nghiệm, kiến thức của mình.
SO SÁNH VỚI CHU TRÌNH PDCA
Mô hình DMAIC thực ra là một ứng dụng của chu trình PDCA (được phát triển bởi tiến sĩ người Mỹ Deming năm 1950). Mô hình DMAIC tuân theo một cách tiếp cận dựa trên dự án, trong khi đó, chu trình PDCA có ứng dụng rộng hơn. Tuy nhiên, điều này cũng có nghĩa là PDCA có thể được áp dụng cho một dự án. Điểm khác nhau là trong khi mô hình DMAIC phân tích nguyên nhân sâu xa của vấn đề, chu trình PDCA tập trung vào toàn bộ hoạt động cũng như tìm ra các nguyên nhân.
LỢI ÍCH CỦA MÔ HÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ DMAIC
Mô hình DMAIC dựa trên tư duy khuôn khổ, ví dụ như trong một nhóm sản phẩm, nhóm khách hàng hoặc dịch vụ. Các thế mạnh của mô hình này nằm ở việc nó có thể chỉ ra và tối ưu hóa các nguyên nhân sâu xa trong một quá trình. Tuy nhiên, đối với một sự thay đổi mang tính sáng tạo – trong đó doanh nghiệp tiến hành những thay đổi toàn diện, thì mô hình này sẽ khó áp dụng hơn. Khi một doanh nghiệp thực hiện các bước của mô hình DMAIC, sẽ rất hiếm khi có sự trùng lặp giữa các bước. Tóm lại, để đạt được kết quả tốt nhất, doanh nghiệp cần thực hiện mô hình DMAIC theo những kế hoạch chi tiết và cùng với một đội ngũ tự làm chủ được công việc của mình.
